株式会社エイチ・エーエルの太田です。
本日は補助金採択後のお話をさせていただきます。
事業再構築補助金 交付決定が出始めました。
補助金の採択を受けた企業は、交付申請を行い、交付決定が出たら、発注可能になります。
（なお、事業再構築補助金については、事前着手承認制度があり、承認がもらえれば交付決定より前の発注も可能です。）
この交付申請の手続きが結構厳しく（システム開発や建物建設の場合は特に）、
交付決定がなかなか出ませんでした。
しかし、最近、やっと交付決定が出たという事業者が増えてきました。まずは一段落です。
発注する際の留意点
発注したら、モノが来て、支払います。
その後、実績報告を行い、国が検査して、やっと補助金が支払われます。
この実績報告が、交付申請よりも面倒です。
であれば「実績報告を想定した動き」をする必要があります。
ポイントは、書類や写真の準備です。
「補助事業の手引き」と「実績報告書作成マニュアル」という資料があります。
交付決定を受けた事業者はぜひ一度見ていただきたい資料です。
この「実績報告書マニュアル」の９ページ「区分ごとに必要な証拠書類」という項目が有ります。以下は、建物費です。
見積依頼書と相見積書は、交付申請時に提出するので、手持ちにあるはずです。
あとは、「発注書」「契約書または注文請書」「納品書」「請求書」を準備する必要があります。通常の商行為ではここまでやっていないというお声もいただきますが、補助金申請の際には必要です。
そして、もう一つは「写真」です。
「着工前、工事中、着工後の写真」が必要になります。
ちなみに、機械装置は、以下のとおりです。
「導入前、搬入中、搬入後の写真」が必要になります。
更に、機械装置には「搬入時の送付伝票の写真」「検収書」も必要です。
事業者には「補助金に関する書類は、ゴミでもなんでも保管しておいてほしい」と伝えています。
正直言うと「後出しじゃんけん」感が強いです。特に、事業再構築補助金の１回目公募で採択して、事前着手承認も得ている事業者にとっては、大変です。
なぜなら、発注・支払いからかなり後になって「実績報告書マニュアル」が出ているので、マニュアルのとおりに書類や写真を集めるのはなかなかたいへんだからです。今回の事業再構築補助金採択者は、補助金慣れしていない事業者も多いと思うので、このあと多くの事業者からの不満が出て、きっと更に揉めるでしょう。予言しておきます。
支払ったら「実績報告」を速やかに
ここまで準備していると、実績報告が楽です。
そして、支払いが終わった後に、もっとも重要なことがあります。
「実績報告書マニュアル」１ページに以下の記載があります。
ここで大事なのは「実績報告書」等の作成と提出です。
※提出期限は、事業完了日から起算して 30 日を経過した日、もしくは事業完了期限日のいずれか早い日です。
とあります。事業完了日は「支払いが終わった日」です。
複数の物品で補助金を申請しているのであれば、最後の物品購入の支払いが終わった日になります。
そこから３０日以内に実績報告を提出する必要があります。
「いずれか早い日」なので、交付決定通知書の記載している
事業完了期限までに実績報告を出せばいいというのは間違いです。
もっとも、事業再構築補助金の場合、事前着手承認を得て、早々に事業を実施し、支払いを済ませている場合があります。事業完了日のほうが、交付決定よりも前になることさえあります。
この場合は「事業は完了しているのであれば、速やかに実績報告を出してほしい（３０日を超えてもやむを得ない）」という事業再構築補助金事務局の回答は得ております。
（※読者の方が上記のケースに該当するときは、一度事務局に確認してから進めていただくことを強くお勧めします。）
ただ、あくまで例外であり、原則は、上記のような「いずれか早い日」ルールになると思います。
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